GDPR for Kirkeby Idrætsforening

Privatlivspolitik (GDPR) for Kirkeby IF.
30. oktober 2018

Kirkeby IF’s dataansvar.

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af den fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige.

Kirkeby IF er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson:                          Formand, Jørn Hansen
Mail:                                           Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR.nr.                                       83835168   
Website:                                    www.kirkebyif.dk

Behandling af personoplysninger.

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger:
    Registrering- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, email-adresse
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    CPR nummer

Oplysninger om ledere og trænere:

  • Almindelige personoplysninger:
    Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, og email-adresse.

Andre oplysning om tillidsposter andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

 

Her indsamler vi data fra.

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af vare og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os

  1. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister mv
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne mv, herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mv
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger.

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet træner eller leder.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen iht regnskabslovens bestemmelser.
  • I forbindelse med tilmelding til Boxen, skal der oplyses cpr.nr. Da dette er særlig følsomme data, behandles de som følger:
    • Straks efter behandling af data efter indmeldelse til boxen, slettes cpr.nr. De øvrige data overføres til økonomisystemet og behandles derefter som almindelige medlemsoplysninger.

Ulønnede ledere og trænere:

  • Af praktiske og administrative hensyn, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt iht regnskabslovens bestemmelser.
  • Indhentede børneattest opbevares indtil næstkommende bestyrelsesmøde, hvor der på mødet tages stilling til om pågældende person kan være leder/træner i klubben. Herefter makuleres børneattesten. Indholdet i børneattesten føres ikke til referat.
    Der er pålagte tavshedspligt for bestyrelsesmedlemmerne vedr. indholdet af børneattest.

Dine rettigheder.

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen (GDPR), når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandling af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataprotabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slette dine personoplysninger, undersøger vi om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

De kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken.

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside (www.kirkebyif.dk). Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.